Nợ kỹ thuật là mối đe dọa đối với tất cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nó không dễ nhận thấy ngay lập tức, nhưng nó làm chậm hoạt động kinh doanh từng ngày. Việc xác định, định lượng và giảm thiểu khoản nợ này đã trở nên thiết yếu để duy trì khả năng cạnh tranh.
Nợ kỹ thuật trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ: hiểu rõ nguồn gốc để có hành động tốt hơn.
Chúng ta chưa bao giờ tiếp cận công nghệ thông tin theo cách giống như xây nhà: hoặc là xây dựng đúng cách, cẩn thận đặt nền móng, hoặc là làm qua loa, cẩu thả. Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, thiếu thời gian hoặc ngân sách, chọn cách tự làm. Ban đầu có vẻ như đó là giải pháp tạm thời, nhưng mười năm sau, cái giá phải trả sẽ rất lớn.
Một ví dụ điển hình: một máy chủ chạy Windows Server 2012, đã hết hạn hỗ trợ vào năm 2023, vẫn đang hoạt động. Chi phí để thay thế nó? Ba tuần làm việc và 15.000 euro. Quá đắt, quá rủi ro đối với một số người, vì vậy họ để mặc nó. Tuy nhiên, điều này lại mở ra cánh cửa cho những rủi ro bảo mật khổng lồ!
Hình thức nợ kỹ thuật này cũng tích lũy do các quy trình thủ công tốn kém. Ví dụ, một doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) đồng bộ hóa dữ liệu thủ công giữa Shopify, Excel và phần mềm tính lương lỗi thời sẽ lãng phí hai giờ mỗi ngày để sao chép thông tin. Và đó là chưa kể đến những lỗi tích lũy.
Các khía cạnh khác nhau của nợ kỹ thuật trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ
Nợ kỹ thuật không chỉ giới hạn ở các máy chủ cũ. Nó có nhiều hình thức, tất cả đều gây bất lợi cho hiệu suất. Đầu tiên, đó là sự lỗi thời của phần cứng, ví dụ như các máy trạm Windows 7 hoặc các thiết bị chuyển mạch mạng đã hơn một thập kỷ tuổi. Thiết bị này làm suy yếu tính bảo mật và độ tin cậy của hệ thống.
Rồi còn vấn đề phần mềm lỗi thời: hệ thống ERP lạc hậu, mã nguồn nội bộ không được ghi chép đầy đủ, và thư viện phần mềm lỗi thời. Rất ít doanh nghiệp vừa và nhỏ dám hiện đại hóa những lĩnh vực này, thường là vì sợ làm hỏng những gì đang hoạt động tốt.
Vậy còn những công việc hoàn toàn thủ công, tiêu tốn nhiều ngày làm việc thì sao? Việc thiếu tự động hóa, đặc biệt là trong việc đồng bộ hóa cơ sở dữ liệu hoặc quản lý người dùng, làm tăng chi phí ẩn. Thêm vào đó là sự thiếu hụt hoàn toàn tài liệu, và bạn sẽ có một quả bom hẹn giờ.
Xác định và định lượng nợ kỹ thuật để kiểm soát nó tốt hơn.
Nợ kỹ thuật trở nên rõ ràng khi không ai muốn động đến một số hệ thống nhất định, hoặc khi cần một “Pierre” (thuật ngữ dùng để chỉ người có chuyên môn về CNTT) để giải quyết vấn đề. Các lỗi tái diễn và sự cố ngừng hoạt động bí ẩn cũng đòi hỏi sự thận trọng. Nhưng trên hết, như chúng ta thấy theo thời gian, 70% công việc CNTT không còn dành cho đổi mới, mà là để giải quyết các vấn đề phát sinh khắp nơi.
Kiểm toán là vũ khí tối thượng. Không cần phải dùng đến những biện pháp mạnh tay: chỉ trong vài ngày, một cuộc kiểm kê kỹ lưỡng có thể phát hiện ra 80% vấn đề. Chúng tôi xem xét tuổi đời của máy chủ, thời gian hỗ trợ còn lại, liệu các quy trình có được tự động hóa hay không, trạng thái của mã nguồn và sự phụ thuộc vào nhà cung cấp.
Các con số đã nói lên tất cả. Một nhóm CNTT dành 65% thời gian để bảo trì các hệ thống cũ sẽ tốn rất nhiều tiền. Thêm vào đó là chi phí hỗ trợ trả phí ngày càng tăng, và bạn thường phải trả một hóa đơn hàng năm lên đến năm chữ số chỉ để duy trì hoạt động tài chính.
Làm thế nào chúng ta có thể đánh giá được chi phí thực sự của khoản nợ này?
Có hai phương pháp bổ sung cho nhau. Phương pháp đầu tiên tính toán chi phí trực tiếp: số giờ bị mất do bảo trì, chi phí tư vấn bên ngoài, chi phí bản quyền phần mềm lỗi thời phải trả với giá cắt cổ. Hãy tưởng tượng, 78.000 euro mỗi năm cho một doanh nghiệp vừa và nhỏ 50 người chỉ riêng chi phí bảo trì… Đó là số tiền bị lãng phí và không bao giờ mang lại lợi ích cho sự đổi mới.
Cách tiếp cận thứ hai tính đến rủi ro. Việc trì hoãn thay thế máy chủ đã hết hạn sử dụng là đánh cược với một sự cố nghiêm trọng. Nếu xác suất xảy ra sự cố là 30% và chi phí khắc phục ước tính là 50.000 euro, thì rủi ro tài chính là có thật và cần phải hành động ngay lập tức.
Điểm mấu chốt nằm ở ma trận ưu tiên. Chúng ta đánh giá tác động, rủi ro, chi phí, và hành động dựa trên những điểm quan trọng mang lại lợi nhuận đầu tư tốt. Nếu không, chắc chắn sẽ dẫn đến vòng xoáy đi xuống.
Giảm nợ kỹ thuật mà không cần chi toàn bộ ngân sách cùng một lúc.
Việc cố gắng xóa bỏ toàn bộ nợ kỹ thuật trong một mùa hè là điều viển vông. Trừ khi bạn có một đội ngũ kỹ thuật viên hùng hậu, một doanh nghiệp vừa và nhỏ cần phải tiến bộ từng bước nhỏ nhưng đều đặn. Di chuyển máy chủ, tự động hóa một quy trình tốn nhiều thời gian, thay thế một máy trạm cũ kỹ, lỗi thời – đó là nhịp độ cần theo đuổi.
Một kế hoạch nhiều quý là hợp lý: hãy bắt đầu với những thành công nhỏ, ít tốn công sức nhưng mang lại lợi ích cao. Ví dụ, tự động hóa việc đồng bộ hóa thủ công sẽ ngay lập tức giúp bạn tiết kiệm được thời gian quý báu.
Tiếp theo, chúng ta tập trung vào những khía cạnh quan trọng nhất. Việc thay thế máy chủ lỗi thời sẽ giảm thiểu đáng kể rủi ro bảo mật. Khi có nguồn lực rảnh rỗi, chúng ta sẽ tiến hành hợp nhất và lập tài liệu. Cuối cùng, việc hiện đại hóa kiến trúc sẽ hoàn tất quá trình.
Tài trợ cho việc giảm nợ kỹ thuật: những lời khuyên thiết thực
Tìm kiếm 100.000 euro cho một dự án chuyển đổi không hề dễ dàng khi ngân sách CNTT eo hẹp, phải không? Bạn cần phải biết tận dụng nguồn lực. Hãy quan sát những khoản tiết kiệm tức thời được tạo ra từ các nỗ lực tự động hóa ban đầu và tái đầu tư chúng vào các dự án tiếp theo. Đó là một vòng tuần hoàn tích cực.
Đôi khi, đó là những việc thay thế định kỳ, chẳng hạn như thay thế một vị trí đã sử dụng bảy năm, khiến những chi phí này được đưa vào ngân sách đầu tư thường xuyên. Nếu không, không cần phải chờ đến kỳ kiểm toán tiếp theo để phân bổ kinh phí: một rủi ro an ninh lớn hoặc một nghĩa vụ tuân thủ đều có trọng lượng đáng kể.
Cuối cùng, họ không ngần ngại hoãn một dự án tiếp thị lớn để tái đầu tư số tiền đó vào việc hiện đại hóa cơ sở hạ tầng. Một nền tảng vững chắc là điều kiện thiết yếu để ra mắt sản phẩm mới mà không gặp thất bại chỉ sau ba tuần.
Nguồn: www.itespresso.fr
Comments
Leave a comment