Microsoft giới thiệu chính sách lưu trữ mới để loại bỏ vấn đề “hộp thư đầy”

Chính sách Lưu trữ Exchange Online Mới: Microsoft Hướng đến Hộp thư đến Đầy

Microsoft đang triển khai một tính năng mới để ngăn chặn hộp thư đến đầy. Bắt đầu từ tháng 10 năm 2025, cơ chế lưu trữ dựa trên ngưỡng sẽ tự động di chuyển các mục cũ nhất khi hộp thư đến đạt 90% dung lượng. Đây là giải pháp cho thông báo “hộp thư đến đầy” khét tiếng. Thay đổi này nhắm đến các môi trường Exchange dựa trên đám mây. Thư được lưu trữ vẫn giữ nguyên cấu trúc thư mục. Chúng vẫn có thể tìm kiếm và khôi phục. Người dùng không bị mất thư; họ chỉ đơn giản là thay đổi vị trí của chúng.Cách tiếp cận này nhấn mạnh vào tính khả dụng. Trên thực tế, nó tránh được tình trạng không thể gửi hoặc nhận email, một rủi ro thực sự đối với tính liên tục của doanh nghiệp. Thông tin chi tiết chính: Bản cập nhật này đặt tính năng ngăn chặn tràn thư vào trọng tâm của việc quản lý email. Cách thức hoạt động của Tự Lưu trữ Dựa trên Ngưỡng trong Outlook và Exchange Cơ chế này phát hiện sự gia tăng dung lượng. Khi hộp thư đạt đến ngưỡng, các thư cũ nhất sẽ được chuyển đến hộp thư lưu trữ được cung cấp. Các mục được đánh dấu “Không bao giờ Di chuyển đến Lưu trữ” vẫn được giữ nguyên.Quan trọng: Hộp thư lưu trữ phải được cung cấp trước và có dung lượng trống. Không có khả năng mở rộng tự động. Hệ thống được thiết kế như một mạng lưới an toàn, không phải là giải pháp lưu trữ không giới hạn.

Tương thích với các Chính sách Hiện hành Tính năng tự lưu trữ dựa trên ngưỡng có thể tạm thời ghi đè lên chính sách theo thời gian hiện hành. Do đó, quản trị viên sẽ nhận thấy các mục được di chuyển trước khi quy tắc “di chuyển sau hai năm” có hiệu lực. Cấu trúc thư mục được giữ nguyên. Việc tìm kiếm vẫn tiếp tục hoạt động thông qua tìm kiếm Outlook và Exchange. Người dùng không cần đào tạo chuyên sâu để truy xuất thư đã lưu trữ.

Thông tin chuyên sâu: Kỹ thuật đơn giản nhưng mạnh mẽ—nó bảo mật việc gửi và nhận trong khi vẫn duy trì quyền truy cập vào dữ liệu.

Tác động đối với quản trị viên CNTT và việc áp dụng trong doanh nghiệp

Đối với nhóm CNTT, tính năng mới này thay đổi thói quen thường lệ. Số lượng phiếu yêu cầu hỗ trợ “Email của tôi đã đi đâu?” sẽ tăng lên trong thời gian ngắn. Quản trị viên phải kiểm tra hộp thư lưu trữ và lên kế hoạch cho dung lượng. Giao tiếp là điều cần thiết để hạn chế các cuộc gọi hỗ trợ.

Tại một doanh nghiệp vừa và nhỏ giả định, DeltaTech, quản trị viên Sophie đã thử nghiệm tính năng này trên một loạt tài khoản. Cô đã cung cấp các kho lưu trữ và gửi một thông báo rõ ràng cho các nhóm. Kết quả: giảm ngay lập tức các sự cố liên quan đến hộp thư đầy.Các môi trường hỗn hợp sử dụng Office 365, Microsoft 365 và Azure nên tích hợp logic này vào quy trình của họ. Các luồng lưu trữ hoặc xử lý email thông qua Power Automate hoặc đồng bộ hóa tệp với OneDrive và SharePoint cần được xem xét lại để đảm bảo không có sự phụ thuộc nào bị phá vỡ. Thông tin chuyên sâu: Việc chuẩn bị và kiểm tra chủ động giúp giảm tác động đến người dùng và tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai. Tuân thủ, Lưu trữ và Giới hạn trước Cơn sóng Email do AI tạo ra Microsoft chỉ ra một vấn đề cụ thể: các chính sách dựa trên thời gian không còn đủ hiệu quả. Khối lượng email đang bùng nổ, đặc biệt là do nội dung do AI tạo ra, chẳng hạn như nội dung do

Copilottạo ra. Báo cáo tự động, ghi chú cuộc họp, thông báo: tất cả những điều này làm tăng tốc độ lấp đầy hộp thư đến. Các chiến lược truyền thống (lưu trữ sau hai năm) có hiệu quả đối với việc lưu trữ. Nhưng chúng có thể đã quá muộn. Lưu trữ ngưỡng được sử dụng để ngăn ngừa lỗi vận hành.

Từ góc độ tuân thủ, tự lưu trữ không xóa bất cứ thứ gì. Dữ liệu vẫn tuân theo các quy tắc lưu trữ và nghĩa vụ eDiscovery như cũ.

Các tổ chức sử dụng kiểm soát lưu giữ hoặc eDiscovery sẽ thấy các mục được di chuyển nhưng vẫn có thể quản lý được.

Thông tin chi tiết chính: Việc kết hợp các quy tắc và ngưỡng theo thời gian mang lại sự mạnh mẽ cần thiết khi khối lượng công việc ngày càng tăng. Dòng thời gian triển khai và các phương pháp hay nhất để di chuyển thành công Việc triển khai công khai bắt đầu vào ngày 15 tháng 10 năm 2025. Các đám mây chính phủ sẽ nhận được bản cập nhật vào tháng 11. Do đó, quản trị viên có một khoảng thời gian để chuẩn bị cho quá trình chuyển đổi.Trước khi triển khai, nên cung cấp kho lưu trữ, kiểm tra việc sử dụng hộp thư và thông báo các bước cần thực hiện cho người dùng. Kiểm tra trên một nhóm thí điểm, như Sophie đã làm tại DeltaTech, vẫn là phương pháp an toàn nhất.Lưu ý rằng kho lưu trữ không tự mở rộng. Việc dự đoán dung lượng, xem xét các chính sách lưu giữ và sắp xếp các công cụ được kết nối (Teams, OneDrive, SharePoint) sẽ tránh được những bất ngờ. Thông tin chi tiết cuối cùng: Lập kế hoạch, kiểm tra, thông báo—đây là chìa khóa để biến sự đổi mới này thành những lợi ích thực sự về tính khả dụng và hiệu quả.

Nguồn:

www.theregister.com