Technische Schulden in KMU: Wie man sie effektiv identifiziert, bewertet und reduziert

Technische Schulden stellen eine Bedrohung für alle KMU dar. Sie sind nicht sofort erkennbar, bremsen aber den Geschäftsbetrieb Tag für Tag. Die Identifizierung, Quantifizierung und Reduzierung dieser Schulden sind daher unerlässlich, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Technische Schulden in KMU: Ihre Ursachen verstehen, um bessere Maßnahmen zu ergreifen

Wir sind IT nie so angegangen wie den Hausbau: Entweder wir bauen sie ordentlich und legen sorgfältig das Fundament, oder wir machen es schnell und schlampig. Viele KMU entscheiden sich mangels Zeit oder Budget für die Do-it-yourself-Variante. Das mag zunächst wie eine vorübergehende Lösung erscheinen, aber zehn Jahre später wird die Rechnung beträchtlich.

Ein klassisches Beispiel: Ein Server mit Windows Server 2012, dessen Support 2023 auslief, ist immer noch in Betrieb. Die Kosten für einen Austausch? Drei Wochen Arbeit und 15.000 €. Für manche zu teuer, zu riskant, also lassen sie ihn verrotten. Doch das öffnet Tür und Tor für enorme Sicherheitsrisiken!

Diese Form technischer Schulden entsteht auch durch kostspielige manuelle Prozesse. Beispielsweise verschwendet ein KMU, das seine Daten manuell zwischen Shopify, Excel und veralteter Lohnabrechnungssoftware synchronisiert, täglich zwei Stunden mit dem Kopieren von Informationen. Und dabei sind die sich anhäufenden Fehler noch gar nicht berücksichtigt.

Die verschiedenen Facetten der technischen Verschuldung in KMU

Technische Schulden beschränken sich nicht auf alte Server. Sie treten in vielfältigen Formen auf, die allesamt die Leistung beeinträchtigen. Da ist zum einen die Hardwareveralterung, beispielsweise bei Windows-7-Workstations oder Netzwerk-Switches, die über zehn Jahre alt sind. Diese Geräte schwächen die Sicherheit und Zuverlässigkeit des Systems.

Hinzu kommt die Softwareveralterung: veraltete ERP-Systeme, undokumentierter Eigenentwicklungscode und überholte Softwarebibliotheken. Nur wenige KMU wagen es, diese Bereiche zu modernisieren, oft aus Angst, Bewährtes zu zerstören.

Und was ist mit den rein manuellen Aufgaben, die tagelange Arbeit in Anspruch nehmen? Der Mangel an Automatisierung, insbesondere bei der Datenbanksynchronisierung oder der Benutzerverwaltung, treibt die versteckten Kosten in die Höhe. Hinzu kommt die völlige Abwesenheit von Dokumentation – eine tickende Zeitbombe.

Technische Schulden identifizieren und quantifizieren, um sie besser kontrollieren zu können

Technische Schulden werden deutlich, wenn niemand bestimmte Systeme anfassen will oder wenn ein IT-Experte (im Volksmund „Pierre“ genannt) unerlässlich ist, um die Situation zu retten. Wiederkehrende Fehler und unerklärliche Ausfälle mahnen ebenfalls zur Vorsicht. Doch vor allem zeigt sich im Laufe der Zeit, dass 70 % der IT-Arbeit nicht mehr der Innovation, sondern der Fehlerbehebung gewidmet sind.

Audits sind das wirksamste Mittel. Man braucht keine großen Geschütze aufzufahren: Eine gründliche Bestandsaufnahme innerhalb weniger Tage deckt 80 % der Probleme auf. Wir prüfen das Alter der Server, den verbleibenden aktiven Support, die Automatisierung von Prozessen, den Zustand des Codes und die Abhängigkeit von Zulieferern.

Die Zahlen sprechen für sich. Ein IT-Team, das 65 % seiner Zeit mit der Wartung veralteter Systeme verbringt, kostet ein Vermögen. Hinzu kommen die stetig steigenden Kosten für kostenpflichtigen Support, sodass man oft einen fünfstelligen Jahresbetrag ausgibt, nur um die Finanzen über Wasser zu halten.

Wie können wir die wahren Kosten dieser Schulden ermitteln?

Zwei sich ergänzende Ansätze dominieren. Der erste berechnet die direkten Kosten: verlorene Arbeitsstunden für die Wartung, externe Berater, veraltete Lizenzen, die zu überteuerten Preisen erworben werden. Stellen Sie sich vor: 78.000 Euro pro Jahr für ein 50-köpfiges KMU allein für die Wartung… Das ist Geld, das verloren geht und Innovationen nie zugutekommt.

Der zweite Ansatz berücksichtigt das Risiko. Mit dem Austausch eines Servers am Ende seiner Lebensdauer zu warten, ist ein riskantes Spiel mit einem schwerwiegenden Ausfall. Beträgt die Wahrscheinlichkeit eines solchen Vorfalls 30 % und werden die Kosten eines Ausfalls auf 50.000 € geschätzt, ist das finanzielle Risiko real und sollte Anlass zum Handeln geben.

Der Schlüssel liegt in der Priorisierungsmatrix. Wir bewerten die Auswirkungen, das Risiko und die Kosten und handeln an den kritischen Punkten, die eine gute Rendite versprechen. Andernfalls ist eine Abwärtsspirale unausweichlich.

Technische Schulden reduzieren, ohne das gesamte Budget auf einmal zu sprengen

Der Versuch, alle technischen Schulden innerhalb eines Sommers abzubauen, ist unrealistisch. Sofern man nicht über ein ganzes Team von Technikern verfügt, muss ein KMU in kleinen, aber regelmäßigen Schritten vorankommen. Servermigration, Automatisierung eines mühsamen Prozesses, Austausch einer alten, veralteten Workstation – das ist das richtige Tempo.

Ein Plan über mehrere Quartale ist sinnvoll: Beginnen Sie mit schnellen Erfolgen, bei denen der Aufwand gering, der Nutzen aber hoch ist. Die Automatisierung der manuellen Synchronisierung beispielsweise spart sofort wertvolle Zeit.

Als Nächstes konzentrieren wir uns auf die kritischsten Aspekte. Der Austausch eines veralteten Servers reduziert Sicherheitsrisiken drastisch. Sobald freie Ressourcen verfügbar sind, gehen wir zur Konsolidierung und Dokumentation über. Abschließend schließt die Modernisierung der Architektur den Prozess ab.

Finanzierung des Abbaus technischer Schulden: praktische Tipps

100.000 € für eine Migration aufzubringen, ist bei einem knappen IT-Budget nicht einfach, oder? Da ist Einfallsreichtum gefragt. Nutzen Sie die unmittelbaren Einsparungen durch die anfänglichen Automatisierungsmaßnahmen und reinvestieren Sie diese in Folgeprojekte. So entsteht ein positiver Kreislauf.

Manchmal sind es routinemäßige Personalwechsel, wie die Neubesetzung einer sieben Jahre alten Stelle, die diese Ausgaben in ein reguläres Investitionsbudget einfließen lassen. Ansonsten muss man nicht bis zur nächsten Prüfung warten, um Mittel zuzuweisen: Ein erhebliches Sicherheitsrisiko oder eine Compliance-Verpflichtung hat ein hohes Gewicht.

Schließlich zögern sie nicht, ein großes Marketingprojekt zu verschieben, um die eingesparten Mittel in die Modernisierung der Infrastruktur zu reinvestieren. Ein solides Fundament ist die Grundvoraussetzung dafür, neue Produkte erfolgreich auf den Markt zu bringen, ohne drei Wochen später zu scheitern.

Quelle: www.itespresso.fr